Käyttämällä palveluamme hyväksyt evästeiden käytön sekä palvelun käyttöehdot. Lue lisää evästeistämme täältä. Ymmärrän

Tietosuoja

Päivitetty 25.5.2018

Virtuaalilakimiehen asiakas- ja markkinointirekisteri

Rekisterinpitäjä

Fondia Oyj (päävastuullinen taho) PL 4 020 7205 400 fondia@fondia.com

sekä konserniyhtiömme: Fondia Legal Services AB Fondia Baltic Oü

(jäljempänä ”me” tai ”Fondia”)

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

privacy@fondia.com

Rekisterin nimi

VIRTUAALILAKIMIEHEN ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERI

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat meidän oikeutetut etumme (esim. asiakassuhteen ylläpitämiseen ja hoitoon sekä laskutukseen ja suoramarkkinointiin liittyen), mahdollisen välisemme sopimuksen täytäntöönpano sekä lakisääteisten velvoitteidemme toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen paremmin asiakkaidemme tarpeita vastaaviksi,
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
  • asiakassuhteemme hoitaminen,
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,
  • sähköinen ja suoramarkkinointi,
  • mainonnan kohdentaminen verkkopalveluissamme.

Käytämme asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja myös profilointitarkoituksessa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle yksilöllinen asiakastunniste tai -tiedosto (esimerkiksi eväste), joka tallennetaan rekisteröidyn päätelaitteelle. Tämä mahdollistaa meidän tai alihankkijamme yhdistellä palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja ja luoda näistä rekisteröidyn käyttäytymistä kuvaavan profiilin. Profiloinnin tarkoituksena on selvittää asiakaskäyttäytymistä markkinoinnin kohdentamiseksi ja palvelujen kehittämiseksi vastaamaan paremmin asiakkaiden tarpeita.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakas- ja markkinointirekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, asiointikieli;
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot;
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, asiakkaan kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, asiakkaan maksutiedot sekä asiakkaan itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot;
  • rekisteröidyn käyttämää tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot kuten IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä keksitieto (cookie);
  • tieto liittyen rekisteröityä koskevaan suoramarkkinointikieltoon
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi henkilötietoja saadaan myös Fondian asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisteristä (https://www.fondia.com/privacy).

Tällainen tietojen kerääminen ja päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Voimme luovuttaa tämän asiakas- ja markkinointirekisterin alaisia tietoja yhteistyökumppaneillemme, jotka suorittavat markkinointia tai järjestävät kampanjoita ja tapahtumia kanssamme ja puolestamme, ja jotka katsovat olevansa rekisterinpitäjiä eivätkä lukuumme toimivia henkilötietojen käsittelijöitä (tällaisia tahoja ovat mm. erilaiset sosiaalisen median toimijat ja mainosverkostot). Muutoin emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei lainsäädäntö tai viranomaisen määräys velvoita meitä niin tekemään.

Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita (ajantasaisen listan alihankkijoistamme löydät täältä: www.fondia.com/privacy/subcontractors). Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan sekä asiakas- ja markkinointijärjestelmiemme ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Siirrämme henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle osana toimintaamme. Henkilötietoja siirtäessämme varmistamme, että kyseiset tiedot on suojattu asianmukaisesti ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla käyttämällä EU-komission mallilausekkeita tai varmistamalla tietojen vastaanottajan kuuluvan Privacy Shield -järjestelmän piiriin.

Miten käytämme evästeitä sivuillamme?

Verkkosivumme hyödyntävät evästeitä ja vastaavia tekniikoita verkkosivuston toteuttamiseksi ja kehittämiseksi, käyttökokemuksen parantamiseksi ja analysoimiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseen meidän tai kumppaneidemme tarjoamissa palveluissa. Jos vierailet verkkosivustollamme ja evästeet on hyväksytty selaimesi asetuksissa, sinun katsotaan hyväksyvän evästeiden käyttömme.

Evästeiden avulla Fondia voi kerätä tietoja esimerkiksi siitä, miltä sivulta kävijä on siirtynyt osoitteeseen, mitä verkkosivujamme selataan ja milloin, mitä selainta käytetään ja mikä on tietokoneen IP-osoite.

Käytämme evästeiden avulla kerättyjä tietoja tyypillisesti seuraaviin tarkoituksiin:

Välttämättömät evästeet ja palveluiden tuottaminen: Evästeet ovat olennaisen tärkeitä verkkosivujemme toiminnan kannalta ja ne mahdollistavat sujuvan käyttökokemuksen. Nämä evästeet eivät kerää tietoja, jotka mahdollistavat käyttäjän tunnistamisen.

Sivustoa parantavat evästeet: Seuraamalla näiden evästeiden käyttöä voimme parantaa verkkosivujemme toimintaa. Saamme esimerkiksi tietoa mitkä ovat sivujemme suosituimmat osat, mihin käyttäjät suuntaavat tai miltä verkkosivulta he saapuvat ja kuinka kauan he viipyvät sivuillamme. Voimme saada tietoa esimerkiksi käyttäjien lukemista artikkeleista (jotta tiedämme suositut aiheet).

Sosiaalisen media ja markkinoinnin kohdistaminen: Näiden evästeiden avulla voimme tehdä sisällöstä mahdollisimman yksilöityä, jolloin voimme näyttää esimerkiksi käyttäjän mukaan kohdistettuja mainoksia ja sisältöä aiemman verkkokäyttäytymisen perusteella. Fondia käyttää kolmansien osapuolten hallitsemia mainontaevästeitä esitelläkseen tuotteitaan sekä omalla että muiden osapuolten sivustoilla. Voit poistaa käytöstä tietyt kolmansien osapuolten hallitsemat mainontaevästeet kolmansien osapuolten hallintasivustoilta.

Verkkosivuillamme voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmansien osapuolien verkkosivuille, tuotteisiin ja palveluihin sekä kolmansien ns. yhteisöliitännäisiä (kuten LinkedIn ja Twitter). Fondian sivustoilla olevat kolmannen osapuolen ylläpitämät liitännäiset latautuvat näiden palveluiden omilta palvelimilta, jolloin kolmas osapuoli voi asettaa omia evästeitään. Näihin Fondian verkkosivuilla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin ja sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen tietosuojalausuntoa. Suosittelemme tutustumaan asianomaisen kolmannen osapuolen tietosuojakäytäntöihin.

Voit tarkastella käytettävissä olevia asetuksia evästeiden hallitsemiseksi selaimessasi. Voit halutessasi estää evästeiden käytön muuttamalla selaimen asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Jossakin tapauksissa tämä voi tämä johtaa siihen, verkkosivujemme selailu hidastuu tai pääsy joillekin sivuille estyy kokonaan. Osaa sivustoillamme käytössä olevista evästeitä hallinnoivat kolmannet osapuolet ja voit vaihtoehtoisesti käyttää kolmansien osapuolten omia työkaluja näiden evästeiden estämiseen.

Evästeiden säilytysaika vaihtelee evästeiden tyypin mukaan. Istuntoevästeet vanhenevat, kun selain suljetaan. Pysyvillä evästeillä on yleensä voimassaoloaika, joka vaihtelee kahdesta kuukaudesta muutamaan vuoteen.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakas- ja markkinointirekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan kun tiettyyn asiakassuhteeseen tai palveluun liittyvä kanne- ja reklamaatioaika on kulunut loppuun. Tämä aika on tyypillisesti kymmenen (10) vuotta. Markkinointitarkoituksiin käsiteltävää tietoa säilytetään toistaiseksi.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi niiltä osin, kuin käsittelemme tietoasi suostumukseesi perustuen.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Sinulla on myös oikeus tietojen siirtoon järjestelmästä toiseen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Voit toimittaa kaikki tämän kohdan mukaiset pyynnöt ja vaatimukset henkilökohtaisesti tai kirjallisesti selosteen Rekisteriasioiden yhteyshenkilö -kohdassa mainitulle taholle.

Muutokset tähän selosteeseen

Tehdessämme muutoksia tähän selosteeseen, päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Jos tekemämme muutokset ovat merkittäviä, voimme tiedottaa niistä sinulle muilla keinoilla, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia tai laatimalla asiasta tiedotteen kotisivuillemme. Suosittelemme, että tarkastat tämän selosteen säännöllisesti pysyäksesi tietoisena mahdollisista muutoksista.