Käyttämällä palveluamme hyväksyt evästeiden käytön sekä palvelun käyttöehdot. Lue lisää evästeistämme täältä. Ymmärrän

Työnhakijan henkilötietojen käsittely rekrytoinnin yhteydessä

Read this article in English Kuuntele artikkeli suomeksi Lopeta kuuntelu

Työhönoton yhteydessä työnantajalla on usein tarve kerätä ja tallentaa työntekijästä erilaisia tietoja, teettää erilaisia testejä sekä selvittää työntekijän rikostaustaa. Näissä toimenpiteissä on noudatettava henkilötietolakia ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia, joissa on säädelty varsin tarkasti, missä tarkoituksessa ja minkälaisia tietoja työnhakijasta voi kerätä ja tallentaa, sekä miten ne tulee hankkia. Myös erilaisten testien teettämistä on laissa säännelty.

Henkilötietojen keräämistä, käsittelyä, tallentamista ja luovuttamista, työnhakijoiden testaamista sekä rekisteriselostetta on käsitelty tarkemmin kohdassa [10.3 Työelämän tietosuoja]. Myös työntekijän rikostaustan selvittämistä sekä turvallisuusselvityksen tekemistä on käsitelty yksityiskohtaisesti kohdassa [10.3 Työelämän tietosuoja].

Tietojen kerääminen

Lähtökohtaisesti työnhakijalta voidaan kysyä vain työnhakuun ja työhön liittyviä kysymyksiä ja samoin tallentaa vain työnhakuun ja työhön liittyviä tarpeellisia asioita. Työnhakijalta ei saa kuitenkaan kysyä eikä tallentaa ns. arkaluontoisia esim. terveydentilaan, uskontoon ja seksuaaliseen suuntautumiseen liittyviä tietoja, ellei niillä ole merkitystä työn tekemisen kannalta. Työnantajan on kerättävä henkilötiedot ensi sijassa työnhakijalta itseltään. Jos työnantaja kerää tietoja muualta, on hänen hankittava siihen työnhakijan suostumus.

Terveydentilan selvittäminen

Työnantajalla ei ole yleistä velvollisuutta selvittää työnhakijan terveydentilaa. Eräissä tapauksissa työnantaja on kuitenkin velvollinen varmistamaan ennen työsopimuksen tekemistä, että työntekijä on lääketieteellisin perustein kykenevä tekemään kyseistä työtä. Tällainen velvollisuus työnantajalla voi olla esimerkiksi silloin, jos työntekijä käsittelee vaarallisia aineita työssään tai hänen huono terveydentilansa voi aiheuttaa vaaraa muille ihmisille (esimerkiksi linja-autonkuljettaja). Työhönottotilanteessa saa siis esittää vain sellaisia terveyteen liittyviä kysymyksiä, joilla on työn luonne huomioiden merkitystä työtehtävien hoitamisen kannalta.

Henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien teettäminen

Työnantaja voi teettää työnhakijalle erilaisia henkilö- ja soveltuvuusarviointitestejä. Testit edellyttävät aina työntekijäehdokkaan suostumusta. Työnantajan on kuitenkin varmistettava, että käytettävät testimenetelmät ovat luotettavia, niiden suorittajat asiantuntevia ja testauksella saatavat tulokset virheettömiä. Testejä voidaan tehdä, jos niillä on tarkoitus selvittää työtehtävien hoidon edellytyksiä ja niiden tulosten tulee olla työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia.

Työnantaja voi vaatia työnhakijaa esittämään todistuksen huumetestistä, jos tietyt yleiset työpaikkaan liittyvät edellytykset täyttyvät ja jos työnhakijan on tarkoitus toimia sellaisissa työtehtävissä, jotka edellyttävät tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä, hyvää reagointikykyä, erityistä luottamusta tai joissa ollaan tekemisessä alaikäisten kanssa.

Luotto- ja rikosrekisteritietojen sekä turvallisuusselvityksen hankkiminen

Työnantajalla on oikeus tietyin edellytyksin käsitellä työnhakijaa koskevia henkilöluottotietoja henkilöiden luotettavuuden arvioimiseksi.

Pääsääntöisesti yksityinen työnantaja ei voi pyytää viranomaiselta henkilön rikosrekisteritietoja. Työnantajan velvollisuutena on kuitenkin pyytää henkilöltä nähtäväksi alle kuuden kuukauden vanha rikosrekisterin ote ennen työsopimuksen tekemistä tehtävään, jossa työskennellään lasten kanssa, esimerkiksi päiväkodit ja koulut. Tähän sovelletaan lakia lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä.

Työnantajalla on mahdollisuus pyytää paikallista poliisia tai suojelupoliisia tekemään työnhakijasta turvallisuusselvitys, jos yrityksellä on painava tarve suojata arvokkaita liike- ja ammattisalaisuuksia tai muita erittäin merkittäviä taloudellisia etuja. Turvallisuusselvityksen hakemiseen vaaditaan työntekijän suostumus. Turvallisuusselvitysten hankkimiseen sovelletaan turvallisuusselvityslakia.

Tietojen säilyttäminen

Jos työnantaja haluaa säilyttää työhakemuksia, työntekijöistä keräämiään tietoja tai teettämiensä testien tuloksia myöhempää tarvetta varten, tietojen katsotaan muodostavan henkilörekisterin, josta työnantaja on velvollinen laatimaan henkilötietolain mukaisen rekisteriselosteen. Rikosrekisteritietoja ei voi kuitenkaan kopioida eikä tallentaa. Terveydentilatiedot tulee säilyttää erillään muista tiedoista.

Lakiasiantuntijamme

Mari Aspelund, Senior Legal Counsel, +358 20 7205 616, mari.aspelund@fondia.com, Hoidan asiakkaidemme työoikeudellisia toimeksiantoja jokapäiväisistä pienemmistä kysymyksistä laajempiin kokonaisuuksiin.

Mari Aspelund

Senior Legal Counsel

+358 20 7205 616

Hoidan asiakkaidemme työoikeudellisia toimeksiantoja jokapäiväisistä pienemmistä kysymyksistä laajempiin kokonaisuuksiin.

Anna Savolainen, Senior Legal Counsel, +358 20 7205 444, anna.savolainen@fondia.com, Olen erikoistunut työoikeuteen ja tietosuoja-asioihin, erityisesti työelämän tietosuojaan. Fondian konseptin mukaisesti hoidan kuitenkin laaja-alaisesti erilaisia juridisia tehtäviä.

Anna Savolainen

Senior Legal Counsel

+358 20 7205 444

Olen erikoistunut työoikeuteen ja tietosuoja-asioihin, erityisesti työelämän tietosuojaan. Fondian konseptin mukaisesti hoidan kuitenkin laaja-alaisesti erilaisia juridisia tehtäviä.